Was Sie über E-Rechnungen wissen sollten
Die Fragen, die mir in Gesprächen am häufigsten gestellt werden — in normaler Sprache beantwortet, ohne Paragrafenkette. Was Ihren Betrieb steuerlich konkret betrifft, klärt Ihr Steuerberater; hier geht es um das Praktische.
Keine Rechtsberatung. Die Angaben beschreiben den Stand, wie er für die hier gezeigten Anwendungen umgesetzt ist.
Was eine E-Rechnung ist
Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei im Anhang, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers ohne Abtippen einlesen kann. Ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung zeigt, gilt ausdrücklich nicht als E-Rechnung — auch dann nicht, wenn es per Mail kommt.
Was bedeuten ZUGFeRD und XRechnung?
Beides sind Ausprägungen derselben europäischen Norm EN 16931. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei — üblich gegenüber Behörden. ZUGFeRD (auch Factur-X) ist eine Hybriddatei: ein PDF, das die Rechnung lesbar zeigt und dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet mitführt. Für die meisten Betriebe ist ZUGFeRD der bequemere Weg, weil der Empfänger ohne besondere Software etwas sehen kann.
Reicht es, meine Rechnung als PDF zu verschicken?
Nein. Ein gewöhnliches PDF enthält keine auslesbaren Daten. Es kann aber zur E-Rechnung werden: bei ZUGFeRD wird dasselbe PDF um das XML ergänzt — Ihr Layout bleibt sichtbar, die Daten liegen daneben.
Wen es wann betrifft
Wer muss seit 2025 was?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und aufbewahren können — dafür genügt zunächst ein Mailpostfach und ein Programm, das die Datei lesbar macht. Die Pflicht zum Versenden kommt gestaffelt später; kleinere Betriebe haben die längste Frist. Die Einzelheiten Ihres Falls klärt Ihr Steuerberater.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. An Privatpersonen können Sie weiter Papier oder ein gewöhnliches PDF schicken.
Und Kleinbeträge oder Kleinunternehmer?
Für Rechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise gibt es Erleichterungen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit — empfangen können müssen sie trotzdem. Die Bibliothek beherrscht den Kleinunternehmerfall, wenn Sie ihn brauchen.
Im Alltag
Muss ich mein Rechnungslayout aufgeben?
Nein. Bei ZUGFeRD bleibt genau das PDF sichtbar, das Sie ohnehin verschicken — Briefkopf, Logo, Schriftart, alles. Das XML kommt unsichtbar dazu. Bei den Word- und Excel-Lösungen wird Ihre eigene Vorlage verwendet, nicht eine vorgegebene.
Was passiert, wenn in meiner Rechnung etwas fehlt?
Vor dem Erzeugen wird gegen die Norm geprüft und im Klartext gemeldet, was fehlt oder nicht zusammenpasst — bevor die Rechnung beim Kunden liegt. Die Datei entsteht trotzdem; Sie entscheiden, ob Sie sie so verschicken oder erst nachbessern.
Warum ist meine Rechnung als ZUGFeRD in Ordnung und als XRechnung nicht?
Weil die Regelwerke unterschiedlich streng sind. Die elektronische Adresse des Empfängers etwa verlangt die Norm nicht, die XRechnung-Regeln aber schon. Deshalb werden beide Ergebnisse getrennt gemeldet, statt sie zu vermischen.
Wie verschicke ich die Rechnung?
Wie bisher: per Mail als Dateianhang. Ein besonderer Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. Ein PEPPOL-Zugang oder ein Rechnungsportal ist nicht Teil der Lösung.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Für den strukturierten Teil gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen, und er muss unverändert aufbewahrt werden — das Ausdrucken genügt nicht. Zur konkreten Ausgestaltung in Ihrem Betrieb fragen Sie bitte Ihren Steuerberater.
Technisches
Brauche ich Internet oder ein Benutzerkonto?
Nein. Alles läuft lokal auf Ihrem Rechner. Es gibt kein Konto, keine Cloud, kein Abo und keine Daten, die das Haus verlassen.
Welche Office-Version brauche ich?
Office 2016 oder neuer für Windows. Die Add-Ins lassen sich in vielen Fällen ohne Administratorrechte installieren.
Kann ich das in mein eigenes Programm einbauen?
Ja. Unter allen drei Office-Lösungen liegt dieselbe Programmbibliothek, und die lässt sich aus VBA oder aus einer eigenen .NET-Anwendung ansprechen — mit Ihren Feldern und Ihrem Ablauf.
Ihre Frage steht nicht dabei?
Schreiben Sie mir, wie Sie heute Rechnungen schreiben — ich sage Ihnen, was sich dadurch ändert und was nicht.