Digitalisierung muss nicht teuer und aufwendig sein
Wenn von Digitalisierung die Rede ist, geht es schnell um KI, Cloud-Plattformen und große Projekte. Viele kleinere Unternehmen winken da ab, oft zu Recht. Die eigentlichen Probleme sind meist viel bodenständiger.
Da sind Excel-Listen, die per E-Mail hin und her gehen, bis keiner mehr weiß, welche Version aktuell ist. Daten wandern jeden Monat per Copy-and-paste von einem Programm ins nächste. Und es gibt gewachsene Excel-Mappen, die nur noch eine einzige Person bedienen kann, ohne etwas zu zerschießen. Oder es wird auf Zettel geschrieben, was danach ohnehin im Computer landet.
Die Lösung muss kein neues ERP-System sein. Oft reicht eine kleine, gezielte Anwendung, die genau eine Liste oder einen Zettel ablöst.
Zählerablesung per Link statt per Excel-Liste
Eine Hausverwaltung lässt jedes Jahr über 100 Zähler in mehreren Eigentümergemeinschaften ablesen.
Excel-Liste pflegen, Ableser einzeln anschreiben, nachfassen, Werte sammeln und weiterschicken. Meine erste Idee war eine Handy-App. Der Kunde winkte ab, weil die Hälfte der Ableser sie nicht installieren würde. Also musste es noch einfacher gehen.
Jeder Ableser bekommt vor dem Stichtag automatisch eine E-Mail mit einem persönlichen Link für seine Zähler. Er braucht keinen Login und keine App. Wer nicht reagiert, wird erinnert. Die Verwaltung sieht auf einen Blick, was erledigt ist, und die Werte gehen direkt an den richtigen Empfänger.
Die Umsetzung hat rund zwei Tage gedauert. Das ist weniger als die Handarbeit eines einzigen Jahres.
An der Waage gebucht, in Lexware abgerechnet
Bei Scherner Kunststoffrecycling wird jedes Gebinde gewogen, beim Eingang wie beim Ausgang.
Das Gewicht wurde auf einem Zettel notiert. Später wurde alles abgetippt und von Hand in Lexware Faktura + Auftrag übertragen, Position für Position. Das kostete Zeit, und jeder Übertrag war eine Gelegenheit für Fehler.
Gebucht wird direkt an der Waage, per Touch am Terminal. Das Etikett mit Strichcode kommt sofort aus dem Drucker. Beim Ausgang scannt man die Gebinde, und der Lieferschein entsteht mit einem Klick. Rechnungen gehen direkt aus dem Programm an Lexware, ohne Abtippen und ohne doppelte Erfassung. Den Lagerbestand sieht man jederzeit aufs Kilo genau.
Ich bin sehr zufrieden mit Ihrer Lösung, finde es sehr professionell bei einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Scherner Kunststoffrecycling GmbH & Co. KG
Man muss nicht jedes Problem damit erschlagen
Oft ist eine klare, regelbasierte Lösung zuverlässiger und günstiger. Zählerstände, Gewichte, Gebinde und Rechnungen brauchen klare Regeln, und die müssen jedes Mal gleich funktionieren.
Wo KI einen echten Vorteil bringt, etwa beim Auswerten unstrukturierter Dokumente, setze ich sie gern ein. Bei der Entwicklung hilft sie mir außerdem, solche Lösungen schneller und damit günstiger umzusetzen.
Welche Excel-Liste oder welcher Zettel macht bei Ihnen gerade am meisten Ärger?
Oft reicht schon ein kurzer Blick auf bestehende Abläufe, um konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.