Von der erfassten Stunde bis zur versandten Rechnung
Ein kleines CRM mit Zeiterfassung und Abrechnung für Betriebe, die nach Aufwand fakturieren. Kunden, Projekte, Cases und Tätigkeiten hängen zusammen — was noch nicht abgerechnet ist, steht auf einer Liste, und daraus entsteht die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, die gleich als Mail hinausgeht.
Entstanden aus dem eigenen Bedarf: Beratung und Entwicklung nach Stunden abrechnen, ohne dass Leistungen liegen bleiben. Läuft im täglichen Einsatz.
Kunde, Projekt, Case, Tätigkeit
Vier Ebenen, mehr braucht es nicht. Ein Kunde hat Projekte, ein Projekt zerfällt in Cases — einzelne Aufgaben, Störungen oder Ausbaustufen — und darunter hängen die Tätigkeiten mit ihren Stunden. Jede erfasste Stunde weiß damit von sich aus, zu welchem Kunden sie gehört.
In der Kundenmaske stehen Anschrift, Kontakt und Bankkonto neben den Reitern Projekte, Stundensätze und Rechnungen. Wie viele Cases ein Projekt umfasst, sieht man ohne Umweg.
Sätze werden je Kunde hinterlegt und ziehen sich durch bis in die Rechnungsposition. Abweichungen brauchen einen Grund aus einer gepflegten Liste — so bleibt später nachvollziehbar, warum eine Stunde anders bewertet wurde.
Empfängeradresse, Belegform (nur PDF, ZUGFeRD oder XRechnung) sowie Betreff und Text der Versandmail stehen beim Kunden. Beim Rechnungslauf muss darüber nicht mehr entschieden werden.
Stunden erfassen, während gearbeitet wird
Tätigkeiten lassen sich nachtragen oder direkt mitlaufen lassen: Start, Stop, übernehmen. Die gemessene Zeit wird entweder exakt oder auf Viertelstunden gerundet gebucht — was im Haus üblich ist, entscheidet der Betrieb.
Gearbeitete Zeit und berechnete Zeit sind zwei Felder. Wer eine halbe Stunde nicht berechnet, schreibt sie trotzdem auf — die Leistung bleibt dokumentiert, die Rechnung bleibt korrekt.
Kunde, Projekt, Case, Zeitraum, gebucht oder offen, aktiv oder inaktiv: die Liste lässt sich in wenigen Klicks auf genau den Ausschnitt einschränken, um den es gerade geht. Summen für Stunden, Faktura und Betrag stehen jederzeit darunter.
Offene Tätigkeiten, case- oder projektweise abgerechnet
Alles, was noch nicht fakturiert ist, steht auf einer Liste — nach Kunde, Projekt und Case gestaffelt, jeweils mit den offenen Stunden daneben. Ein Klick wählt aus, was in die Rechnung soll: ein einzelner Case oder das ganze Projekt.
Vor dem Erzeugen zeigt der Kopf, wie viele Positionen abrechenbar sind und auf welchen Betrag das läuft. Rechnungsdatum und Zahlungsziel werden hier gesetzt, dann entsteht die Rechnung aus der Auswahl.
Weil die Liste alles Offene zeigt und nicht nur das, woran man gerade denkt, wird auch die Kleinigkeit von vor drei Wochen abgerechnet. Das ist der eigentliche Grund, warum sich so ein Programm bezahlt.
ZUGFeRD oder XRechnung, dann automatisch als Mail
Die erzeugte Rechnung führt ihre Positionen und die zugrunde liegenden Tätigkeiten mit — nachvollziehbar bis zur einzelnen Stunde. Als Beleg entsteht ZUGFeRD-PDF oder XRechnung, geprüft vor dem Versand, und der Versand läuft über die beim Kunden hinterlegte Adresse.
Erstellt, gedruckt, verschickt, bezahlt: jede Rechnung trägt ihren Stand mit Datum. Wer offen ist und wer nicht, ist damit eine Frage der Ansicht und nicht der Erinnerung.
Zu jeder Rechnungsposition gehören die Tätigkeiten, aus denen sie entstanden ist. Fragt der Kunde nach, ist die Antwort zwei Klicks entfernt statt eine Suche im Kalender.
Erzeugung und Prüfung stammen aus derselben Programmbibliothek, die auch unter den Office-Add-Ins und RechFix liegt — geprüft gegen EN 16931, mit Meldung im Klartext.
Für wen es passt — und für wen nicht
Das Programm ist für Betriebe gebaut, die Leistung nach Zeit verkaufen: Beratung, Entwicklung, Planung, Handwerk mit Stundenabrechnung. Es ist kein Warenwirtschaftssystem und will keines werden.
Rechnen Sie Ihre Arbeit nach Stunden ab?
Erzählen Sie mir, wie Sie heute erfassen und abrechnen — ich zeige Ihnen an einer Vorführung, was sich davon zusammenlegen lässt.